O Business Process Outsourcing (BPO) é um procedimento que visa facilitar a vida do empresário, fazendo com que o mesmo foque somente no core business. Quer saber mais? Acompanhe mais um material feito pela Cross Consulting.
Em um mercado cada vez mais competitivo, o BPO é uma tendência que se tornou realidade, se tornando também um grande aliado estratégico que deve estar presente no sumário do seu planejamento.
Por meio da terceirização de processos de negócios, a empresa pode voltar sua atenção para o core business e delegar atividades secundárias a especialistas terceirizados que irão tomar conta de todas as atividades que precisam ser realizadas, enquanto você fica focado no desenvolvimento estratégico da sua empresa.
No entanto, muitos gerentes e supervisores ainda possuem dificuldade em entender esse conceito e muitas vezes o confundem com consultoria ou aconselhamento.
Para muitas empresas de BPO, é necessário entender como se diferenciar no mercado.
Para essas empresas, o desafio está em compreender: como desenvolver e provar aos clientes que sua empresa é diferente das demais empresas do mercado?
E a resposta pode ser mais simples do que parece:
Além de propor uma gestão estratégica de serviços, uma boa opção é encontrar uma solução que agregue valor ao negócio do cliente.
Neste momento, ter uma equipe qualificada, agilidade no atendimento e investir na mais avançada tecnologia é uma boa forma de lidar com a competitividade do cenário.
Pensando nisso, nós da Cross Consulting preparamos este artigo completo para explicar para você de uma vez por todas o que é o BPO, como ele impacta diretamente no seu negócio e como aumentar a produtividade da sua empresa — mesmo com poucos funcionários no seu quadro geral.
Vamos lá?
BPO: o que significa Business Process Outsourcing?
BPO é o acrônimo do termo Business Process Outsourcing, que pode ser traduzido literalmente para “Terceirização de Processos de Negócios”.
Ou seja, é o nosso famoso serviço terceirizado que as empresas buscam para aprimorar os processos dentro de suas equipes — sejam elas jurídicas, comerciais, operacionais, entre várias outras.
Entretanto, favor não confundir BPO com consultoria ou assessoria.
Por mais que o termo remete a um processo mais confuso e dificultoso, ele nada mais é do que o serviço que a Cross Consulting fornece há vários anos: a terceirização para você focar no seu core business. No entanto, o BPO é um tipo de terceirização “mais profundo”, em que todo um setor, ou processos específicos de um setor, são terceirizados de maneira completa.
Ao contratar os serviços de BPO da Cross Consulting, o cliente busca alguém capaz de assumir um setor importante dentro do negócio — seja ele qual for.
Seguem alguns setores que são comumente terceirizados de maneira completa:
- Contábil/Fiscal: a complexidade contábil e fiscal de uma empresa é alta, independentemente do seu porte. Sendo assim, uma ótima estratégia é a realização do BPO com o seu setor contábil/fiscal, contando com o apoio de profissionais experientes que vão assumir o setor e realizar todas as atividades que a sua empresa precisa para estar em dia com suas obrigações.
- Tecnologia da informação: a terceirização do setor de T.I é muito tradicional devido ao nível de expertise necessário para a sua correta operação. Uma empresa especializada em tecnologia da informação detém dos recursos necessários para garantir que o vínculo da sua empresa com o mundo “online” está protegido e funcionando da maneira correta;
- Jurídico/Legal: o BPO do setor jurídico é bem óbvio, contar com parceiros especialistas que possuam o conhecimento necessário para suprir as demandas de âmbito jurídico da sua empresa. Possuir uma firma de confiança que assume essa parte é uma grande ajuda à qualquer empresário/gestor.
Além dessas áreas citadas, diversas outras que necessitam de um serviço de qualidade — e que agregue um novo conhecimento — visando facilitar e aprimorar os fluxos de trabalho podem ser envolvidas em um processo de BPO.
No entanto, além da tecnologia proprietária, as empresas de BPO também devem trazer vantagens diferenciadas que possam agregar valor às operações do cliente, como conhecimento qualificado, tecnologia e inovação de processos.
Dessa forma, você passa a focar mais nas prioridades do negócio e pode tornar toda a operação mais ágil e centralizada.
Surgimento do Business Process Outsourcing
O BPO é um modelo de terceirização de serviços que surgiu no início dos anos 1990 e o seu surgimento e crescimento estão associados ao avanço da tecnologia.
Muitas atividades envolvidas no BPO não têm muita intervenção humana. Além disso, muitas vezes essas atividades têm pouco valor para a empresa, mas são essenciais para o seu correto funcionamento.
Foi na década de 2000, com a prosperidade da tecnologia e da digitalização, que as empresas perceberam a necessidade de terceirizar seus serviços completos de back-end.
No entanto, é importante lembrar que o BPO não se limita ao back office, ele também pode ser utilizado para atividades de front office, como serviços comerciais e de produção.
BPO: como funciona na prática?
O BPO-Business Process Outsourcing nasceu para otimizar os processos de outras empresas e disponibilizar recursos relacionados com a tecnologia da informação para melhorar a produtividade de uma organização.
A ideia é terceirizar tudo o que não é o núcleo da empresa para um provedor de serviços de terceirização de processos de negócios.
Desta forma, o BPO pode funcionar de duas formas: na empresa cliente ou na sede da empresa de BPO.
De qualquer forma, os serviços são executados de acordo com os SLAs que determinam o nível de entrega com base nos requisitos ou escopo funcional. Assim, você transfere atividades que não estão associadas com o seu fim empresarial a especialistas no setor que ficam encarregados de gerar e operar todas essas funções.
Isso depende muito do tipo de serviço contratado e de sua importância para o negócio.
Por exemplo, o BPO financeiro requer maior integração entre o cliente e a empresa que fornece o serviço, já que o fluxo de informações é intenso, assim como a necessidade de proteger os recursos da empresa que está contratando os serviços.
Afinal, as informações devem ser muito claras, para que qualquer operação seja transparente para todas as partes e não exponha ninguém a riscos.
Afinal, existe diferença entre BPO e terceirização?
É importante manter o paralelo com outros tipos de recrutamento, porque o BPO é diferente da terceirização “tradicional”.
Embora seja comum usar o termo “empréstimo” para se referir a tipos de serviço, as empresas vão muito além da terceirização tradicional ao contratar BPO.
A terceirização “tradicional” tem uma característica mais direta: prestar serviços simples, através da alocação de mão de obra em um determinado projeto ou área.
No exemplo, podemos listar serviços como: limpeza, fretamento, manutenção, segurança, etc.
Em outras palavras, se referem mais a uma única entrega sem a necessidade de criar um novo modelo de serviços organizacionais e de realização de processos de alta complexidade.
BPO significa contratar todas as estratégias, tecnologias, conhecimentos e processos por trás de uma atividade ou de todo um departamento de uma empresa.
Além disso, dependendo do processo de avaliação em profundidade do cliente, o cliente deve mapear suas necessidades e encontrar a empresa de BPO ideal para resolver seus problemas.
Resumindo: se a sua empresa precisa de uma terceirização mais aprofundada, com um know-how potente por trás e uma nova metodologia a ser aplicada, contrate os serviços de BPO da Cross Consulting.
Em quais setores posso implementar o BPO?
Somente um profissional gabaritado em BPO conhece muito bem esta frase: nós trabalhamos diretamente nas dores das empresas — focando naquela parte inflada.
Por isso, seja qual for o setor da sua empresa que precise mudar os processos, o próprio BPO é plenamente capaz de torná-lo mais ágil.
Segue abaixo alguns workflows que podem facilitar os processos nas determinadas áreas:
Recursos Humanos
Procure reduzir a burocracia utilizada nesta área e tornar os dados mais claros e acessíveis no ambiente digital.
É importante estabelecer padrões para nomear arquivos e estabelecer níveis de acesso para arquivos por data e tipo de arquivo dentro da empresa e organização.
Do ponto de vista do capital humano, as três frentes de atuação das empresas de BPO devem ter procedimentos próprios: recrutamento e seleção, planejamento de carreira, medicina do trabalho e segurança.
Contar com uma empresa que faz a operação completa do seu setor de RH pode ser uma estratégia extremamente benéfica, pois esse é um setor vital para o bom funcionamento da empresa, afinal, é através dele que o seu recurso mais importante ingressa na empresa, os seus funcionários.
Especialmente em empresas de grande porte, as atividades do setor de RH são altamente complexas e precisam de profissionais qualificados para serem realizadas da maneira correta.
Contabilidade
No campo da contabilidade, o BPO envolve o foco nas regras fiscais e tributárias, revisões e ajustes ao longo do processo contábil da sua empresa.
Em tarefas de pagamento, incluindo folha de pagamento, pontos eletrônicos e gerenciamento de benefícios, é ideal integrar esses processos, inclusive com o setor de RH.
Quem gerencia a contabilidade, os balanços e os resultados gerenciais deve ter um consultor que se concentre nas mudanças legislativas. Além disso, também é necessário atender alguns requisitos obrigatórios, como um profissional vinculado ao Conselho Federal de Contabilidade.
Sem mencionar contas recebidas e enviadas, transações bancárias e conformidade tributária. A gestão do pagamento de encargos e impostos também é essencial para garantir que a sua empresa não está infringindo nenhuma regra.
Por todos esses motivos, realizar o BPO do seu setor contábil é uma ótima estratégia para a sua empresa. Vale destacar a tranquilidade que todo gestor que fez esse processo com empresas profissionais sente.
Marketing
Algumas empresas possuem processos de produção bastante complexos e qualificados.
Portanto, eles acabam prestando muita atenção na parte de operação, e a equipe de marketing ainda está incompleta e é difícil divulgar o negócio.
Desta forma, é possível prestar serviços comerciais de BPO e montar toda uma equipe dedicada a explorar o mercado para encontrar oportunidades e realizar transações.
A produção de conteúdo/ações de marketing demanda tempo e conhecimento, além do uso de tecnologias específicas e de uma atenção enorme. Atualmente a internet é responsável pela maior parte das interações entre pessoas e instituições (de todos os fins), além de ser uma forma de contato instantâneo entre pessoas ao redor de todo o mundo. Uma campanha de marketing mal feita pode acarretar consequências sérias sobre a sua empresa.
Para que você tenha tempo para focar na estratégia de crescimento e de operação da sua empresa, o BPO do setor de marketing é uma ótima opção. Deixe essa área com profissionais e você verá os resultados aparecerem rapidamente.
Logística
Situação semelhante ocorre em muitas empresas, que dão mais atenção à área de produção e perdem atividades secundárias diante da demanda.
Uma deles é o transporte.
Por isso, a empresa de BPO auxilia os clientes a organizar a logística, projetar redes de transporte, definir indicadores e abrir brechas em todo o monitoramento operacional.
Um outro fator extremamente relevante é o fato de que a empresa irá alocar todos os recursos e insumos que forem necessários para a correta prestação dos serviços, o que é um alívio para o seu setor de suprimentos e manutenção.
Com a grande competitividade do mercado globalizado, contar com um setor de logística bem estruturado e com custo baixo pode ser um grande diferencial para a sua empresa.
Tecnologia da Informação
Gerenciar toda a infraestrutura de TI e garantir a máxima eficiência do servidor é uma tarefa complexa que requer alto conhecimento técnico.
Para uma empresa, vale muito a pena encontrar uma empresa de BPO para realizar a gestão do departamento de TI, garantir a estabilidade e segurança da infraestrutura do servidor, e fornecer a manutenção e todo o suporte necessário.
De quais formas o BPO pode otimizar os processos de uma empresa?
Depois de tudo que escrevemos nos tópicos acima, acho que ficou bem claro que o BPO pode trazer inúmeras soluções processuais benéficas para o seu negócio, não é mesmo?
Mas se você ainda não está convencido — ou não encontrou como este procedimento pode auxiliar no seu negócio — aqui vão mais alguns fatos!
Um grande problema que as empresas enfrentam hoje é encontrar maneiras de otimizar processos. O BPO é uma ótima solução para esse problema.
O BPO atende plenamente às necessidades da organização, atua de acordo com suas diretrizes e persegue seus objetivos com foco máximo em controle de custos e alta produtividade.
Obviamente, tal entrega é realizada por uma equipe profissional e dedicada com capacidades técnicas extremamente elevadas.
Com isso, os clientes têm mais liberdade para aumentar o foco nas atividades principais e têm tranquilidade que atividades importantes da sua empresa estão sendo atendidas por especialistas.
Em outras palavras, há mais tempo e potencial operacional e estratégico para lidar com suas fontes de lucro.
Isso significa que o departamento ou atividade nas mãos da empresa de BPO foi esquecido? Claro que não, mas a responsabilidade de fornecer um bom serviço é da empresa de BPO.
Vale destacar que é sempre recomendável a criação de um canal claro e direto de comunicação entre as empresas, para garantir que as atividades terceirizadas estão sendo efetivamente realizadas (e da maneira correta).
Com expertise e tecnologia inovadora, essa estratégia pode contribuir com as operações da empresa, cuidar de atividades secundárias e reportar tudo ao responsável do cliente, como um departamento normal.
Neste artigo você aprendeu tudo sobre Business Process Outsourcing e como ele pode facilitar os processos dentro da sua empresa — seja qual for a área escolhida.
Agora, que tal entrar em contato com a Cross Consulting e conhecer nossos serviços de BPO personalizados de acordo com o setor que você necessita desta implementação?
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